Сокращение сроков подготовки отчетности

Срок подготовки финансовой отчётности является одним из ключевых критериев эффективности учётного подразделения наряду с качеством отчётности и затратами на выполнение функций данного подразделения.

 

Связьинвест

№ 7 (109) / 2011

Иван Тополя

Заместитель главного бухгалтера ОАО «Связьинвест»

 

Для определения подходов к совершенствованию процесса отчётности необходимо определить основные виды проблем, которые приводят к увеличению продолжительности периода формирования отчётности. Общими характеристиками управления, процедур, данных, инструментов, методологии, создающими основу для длительного составления отчётности, являются сложность, неясность, избыточность, низкое качество.

Основные проблемы

Сложность проявляется в таких обстоятельствах подготовки отчётности, как сложные группы компаний, сложные схемы внутригрупповых операций, применение калькуляционных моделей, неспособность использовать оценочные показатели. Неясность проявляется в недостаточной или неэффективной коммуникации, неправильной постановке и понимании задач отчётности, отсутствии графиков подготовки отчётности (корпоративных и индивидуальных), отсутствии контроля за подготовкой отчётности, отсутствии технических инструкций и методологических разъяснений. Избыточность может проявлять себя в форме чрезмерных требований к раскрытиям в отчётности, чрезмерных требований к контролю при проверке отчётности, дублирования функций при подготовке отчётности, значительного объёма непроизводительной работы (ответов на запросы, уточнений и пояснений, согласований и рассмотрений), разнородности используемых учётных и отчётных систем. Низкое качество проявляется в ошибках на всех этапах процесса отчётности: создания и использования систем и инструментов, разработки и применения методологии, представления и приёма данных.

Обнаружение и преодоление перечисленных факторов в работе учётного и смежных подразделений на всех уровнях компании позволяет сократить сроки и повысить эффективность подготовки отчётности даже без проведения специального проекта.

Предлагаемые меры

В ходе проекта внедрения быстрого закрытия периода могут быть предложены различные решения, которые обеспечивают повышение эффективности процессов отчётности в области организации, методологии или технологии. Среди общих, универсальных методов повышения эффективности отчётного процесса возможно выделить следующие: унификация/стандартизация, исключение (не создающих ценности и дублирующих элементов), упрощение, перенос сроков (начала и окончания), перераспределение (между сотрудниками и в период закрытия), интенсификация, автоматизация, обучение (разъяснение, повышение квалификации). Универсальные методы направлены на достижение одной из двух целей: исключение избыточного, лишнего разнообразия и реализация эффективных механизмов коммуникации.

Решения в области организации

Решения в области организации направлены на создание механизмов управления процессом отчётности и связаны с планированием и контролем процесса, специализацией сотрудников и стандартизацией процедур учёта и отчётности.

Компанией должны быть утверждены графики закрытия учёта, подготовки индивидуальной и консолидированной отчётности, представления информации пользователям. План должен быть по возможности линейным, обеспечивающим наиболее короткий критический путь подготовки отчётности. В нём должны быть предусмотрены контрольные точки, а также мероприятия по обсуждению с участниками отчётного процесса статуса подготовки отчётности, предстоящих задач и отклонений. При подготовке плана должны быть исключены дублирующие или не добавляющие ценности процедуры. План составления отчётности должен быть подготовлен и согласован со смежными подразделениями и доведён по учётной вертикали за достаточное время до завершения отчётного периода. На основе общих планов по компании формируются планы по блокам отчётности (участкам учёта) и персональные планы работы сотрудников.

Контрольные процедуры в ходе подготовки отчётности должны быть сохранены на адекватном уровне: они должны быть по возможности сокращены, унифицированы и автоматизированы таким образом, чтобы было сохранено качество отчётности. Содержание и требования к процедурам проверки данных известны на всех уровнях учётного подразделения и выполняются на уровнях, наиболее близких к подготовке контролируемых данных. С целью снижения загрузки руководителей и повышения ответственности и квалификации учётных специалистов организуется перекрёстная проверка реализации учётных процедур сотрудниками. Корпоративным центром осуществляется общая координация процесса подготовки отчётности на основе регулярной отчётности о ходе закрытия от нижестоящих подразделений.

Персонал учётного подразделения имеет специализацию по блокам отчётности (участкам учёта) и позиционирован как ответственный за учёт и отчётность в целом, а не профилирующийся в конкретных стандартах (например, отдельно РСБУ и МСФО). Одновременно в группах компаний вводится институт кураторства — работа с дочерними компаниями осуществляется отдельными, специально выделенными сотрудниками. По возможности в нижестоящих подразделениях создаются центры компетенции, которые концентрируют опыт компании по работе с конкретными блоками отчётности (участками учёта). Разработка методологии и технических средств осуществляется в компании централизованно, с минимальным привлечением внешних консультантов. Сходный функционал со временем концентрируется в отдельных группах (центрах) учёта или общих центрах обслуживания.

Процедуры отчётности имеют стандартизированный вид: периодичность, сроки, техника и участники исполнения процедуры едины для компании. В целом для учётной деятельности стандартным становится наличие чётких инструкций, регламентов осуществления операций, процедур закрытия отчётного периода и консолидации. При этом чётко регламентированный порядок установлен не только для внутренней организации работы учётного подразделения, но и при взаимодействии со структурными подразделениями в рамках организации учётного процесса и процесса консолидации с обозначением комплектности и сроков предоставления данных и документов, определением последовательности процедур, порядка их выполнения и ответственных лиц.

Источником сокращения сроков отчётности может стать увеличение частоты подготовки отчётности. В таком случае уменьшается нагрузка на учётное подразделение по обработке документов отдельного отчётного периода, увеличивается частота проведения контрольных процедур, ускоряется приобретение опыта и формирование навыков работы с регламентами. Мероприятия по подготовке и составлению отчётности, такие как разработка новых/уточнённых требований к системам и инструментам, формирование методологических разъяснений, отдельные процедуры учёта и отчётности, переносятся на более ранние сроки. Особенно эффективен перенос учётных и отчётных процедур на период до окончания отчётного периода с корреспондирующим применением оценочных начислений. Устанавливаются жесткие даты прекращения отражения операций определённых типов с переносом их отражения на последующие периоды, а также принудительно сокращается продолжительность различных этапов отчётного процесса: представления и подготовки учётных документов, оформления отчётности. Безусловно, названные методы усиливаются распорядительными мерами в виде требований о строгом соблюдении сроков и качества предоставляемой информации с указанием мер наказания и поощрения для всех подразделений компании.

Решения в области методологии

Решения в области методологии направлены на создание единой нормативной инфраструктуры подготовки отчётности и связаны с унификацией и оптимизацией правил ведения учёта и подготовки отчётности.

Сокращению сроков отчётности в значительной степени способствует создание единой системы методологических элементов: единых плана счетов, классификаторов нормативно-справочной информации аналитических признаков, учётной политики, детальных методик учёта по участкам учёта, подходов к отражению в бухгалтерском учёте стандартных операций, модели финансовой отчётности. В случае ведения учёта и подготовки отчётности более чем в одном стандарте (например, РСБУ и МСФО) целесообразно сокращение различий между методологическими элементами, в том числе синхронизация состава и наименований позиций в плане счетов, взаимная адаптация учётной политики и техники учёта (упрощение МСФО до РСБУ, усложнение РСБУ до МСФО), использование единых форм раскрытий в финансовой отчётности, применение единых суждений и оценок, например сроков полезного использования для основных средств и нематериальных активов.

Задачи оптимизации решаются путём повышения эффективности использования уже существующих методологических элементов, а конкретные мероприятия в этой области в значительной степени зависят от фактического состояния оптимизируемых объектов. Оптимизация может достигаться, например, в результате сокращения объёма модели финансовой отчетности, реализации плана счетов для целей отчётности по МСФО как консолидационного/отчётного плана счетов, выполнения трансформации и консолидации на плане счетов, введения моратория на проведение изменений в течение отчётного периода, исключения нестандартных, разовых отчётов, управления порогом существенности, непрерывного взаимодействия с аудиторами по актуальным вопросам учёта и отчётности, стандартизации формата для внешней и внутренней отчётности.

Решения в области технологии

Решения в области технологии направлены на создание единой технической инфраструктуры подготовки отчётности и связаны с оптимизацией средств ведения учёта и подготовки отчётности и автоматизацией процедур учёта и отчётности.

Оптимизация средств ведения учёта и подготовки отчётности достигается путем выбора систем и инструментов учёта и отчётности, наиболее полно и эффективно решающих задачи соответствующих этапов процесса отчётности. Важным условием построения оптимальной архитектуры является использование систем по их основному назначению: единой комплексной информационной системы для управления деятельностью компании и ведения учёта, специализированной отчётной системы с применением единого хранилища данных для консолидации и формирования отчётности, с сокращением числа точек интеграции и автоматизацией передачи данных между системами. В дополнение к данным системам для повышения прозрачности и управляемости процесса отчётности целесообразно внедрение специализированного решения, обеспечивающего поддержку процесса подготовки консолидированной отчётности, функций планирования, координации и контроля процедур отчётности.

Автоматизация процедур учёта и отчётности должна затрагивать все области, характеризующиеся высокой частотой повторения операций и в которых возможна формализация алгоритмов их выполнения. К таким областям относятся выверка данных при переносе между системами/компонентами систем, стандартные процедуры трансформации и консолидации, подготовка данных для элиминирования внутригрупповых/межфилиальных операций, формирование отчётных форм.

Решения в области персонала

Решения в области персонала направлены на создание коллектива профессионалов в области учёта и отчётности, обеспечивающих поддержание и совершенствование достижений проекта быстрого закрытия периода.

Инициативы в области подготовки специалистов подразделения направлены на обеспечение взаимозаменяемости сотрудников при сокращении уровня текучести кадров, развитие собственных специалистов, создание внутрикорпоративной базы знаний. При создании системы мотивации необходимо предусматривать обязательные персональные проекты сотрудников, делегирование полномочий и предоставление возможности самоорганизации деятельности в пределах корпоративных стандартов и нормативов, поощрение соревновательных механизмов между региональными подразделениями. Создание команды сотрудников, преданных задаче подготовки отчётности, зависит от степени и постоянства поддержки со стороны руководства. Такая поддержка проявляется в формировании общего тона и вектора развития, определении идеологии и стратегических целей учётного подразделения, обеспечении регулярной коммуникации по вертикали подразделения, использовании опыта и лучших практик, сформированных на различных уровнях компании.

financialreporting.ru